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小通知有大讲究

日期:2021-04-20  

会议通知用于发布需要与会人员周知的会议事项。实践中,我们习惯将会议通知归于事务性公文,起草审核往往掉以轻心,殊不知简单的会议通知里也包含着大讲究。概括来说,起草审核中应注重“六性”。

注重政治性,坚决做到“两个维护”

党政机关没有脱离政治的业务,也没有脱离业务的政治,会议通知不仅具有政治属性,也是做到“两个维护”的具体体现。

比如,中央经济工作会议、中央农村工作会议,如果省里配套会议称为“全省经济工作会议”“全省农村工作会议”,就不能完全体现党对经济工作和农村工作的全面领导,应当表述为“省委经济工作会议”“省委农村工作会议”。反之,如果中央层面会议称为全国×××会议,省里配套会议则宜表述为“全省×××会议”。

又如,地方党委召开的全体会议、常委会会议,在多次提醒纠正下,还偶尔会看到使用“全委会”“常委会议”表述的情况,这就是贯彻落实《中国共产党地方委员会工作条例》不到位的具体表现。对标对表党中央要求、“看齐”,绝不是空泛的口号,就是要体现在日常工作中,贯彻到工作的细微处。

注重政策性,确保会议安排合法合规

为贯彻落实中央八项规定及其实施细则精神,各地区各部门针对精简会议数量、控制会议规格、减小会议规模、压缩会议时长等均提出具体要求。

比如,我省规定,能以省政府名义或以省委、省政府部门名义召开的会议,不以省委或省委、省政府名义召开;经批准直接开到县级的会议,不再层层开会;严控未列入省委年度会议计划的全省性会议,确需召开的须按程序报省委批准;除少数重要会议外,部署专项工作的全省性会议,一般不超过120分钟;全省性会议多采用电视电话、网络视频形式召开,一般不超过90分钟,不请外地同志到主会场参会;确需安排大会发言的,合理确定人数,每人发言时间一般不超过8分钟;等等。

这就要求会议通知的起草审核工作,绝不能停留在以往把要素搞清楚就了事的层面,而是需要将相关法规文件常备案头,对中央及本地区本部门各种要求熟稔于心,逐项对照各项安排是否符合规定,着力从源头上把住会议中的形式主义、官僚主义问题。

注重合理性,为会议圆满召开打下坚实基础

会议通知作为一种事务性公文,归根到底是要让大家清楚地知晓要干什么,时间、地点、人物、议题,这些是一则会议通知最基本的要素,缺一不可。在要素齐全的基础上,要深抠细究要素的合理性。

比如,是否需要设置分会场,是否应当采用电视电话会议形式,这要从会议规模来考虑;会议开始时间和结束时间的确定要充分考虑与会人员的在途时间、交通状况、会议时长等因素,各种因素冲突打架时要有所取舍;会议地点的选择要遵循满足需求、就近就便、厉行节约的原则;与会人员所承担的职责要与会议议题内容密切相关,职务级别要与会议规格相适应;会议议程、住宿餐饮等安排要让与会人员一看就明明白白,以便他们提前准备、早作打算。

基本要素确定后,根据会议的性质内容,还有很多需要进一步明确的细节。比如,特别严肃庄重的会议要通知与会人员着正装;需要与会人员发言的,要在通知中明确,以便提前准备发言提纲;有保密性质的会议,要事先提出保密要求;等等。特别是新冠肺炎疫情发生以来,各地区各有关部门对聚集开会均提出了防疫要求,如测量体温、核酸检测、佩戴口罩、隔空就座等,在起草审核会议通知时要认真落实,确保万无一失。如果是安排住宿的会议,为便于协调房间,要注意在会议通知的报名回执里设计填写性别的栏目,以便统计安排。

总之,一场会议能否圆满召开,会议通知的质量是基础和保证,一定要通盘审视、精心打磨,于细节中见水平。

注重规范性,维护机关形象和公文权威

会议通知是公文,起草审核工作必须严格执行《党政机关公文处理工作条例》有关规定。麻雀虽小五脏俱全,一则会议通知中密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等公文要素,该有的必须要有,不可随意取舍。

实践中,比较容易出错的,一是标题中发文机关名称遗漏;二是联合发文的通知,签发人只列了牵头机关单位负责人一人;三是没有注明保密期限;四是正文中未写明会议审批机关,如“省委决定召开×××会议”“经省委同意,召开×××会议”。文字表述方面的问题,特别是错字、漏字、多字等硬伤是要坚决杜绝的。

另外,关于时间的表述要注意24小时制与12小时制前后统一的问题,不能前面是“下午3时开始”,后面却写成“17时结束”,这是不严肃的。

注重简洁性,发扬短实新优良文风

会议通知应当清清爽爽、明明朗朗,切忌臃肿杂糅、废话连篇。

实践中,应注重把握“三宜三忌”:宜开门见山、直奔主题,忌穿靴戴帽,将当前形势、召开背景、重要意义等展开阐述;宜将核心关键信息点放在醒目突出位置,忌淹没在文字堆里,让通知对象拿着“手电筒”“放大镜”去找;提要求部分宜做到要言不烦、意尽文止,忌大而无当、空洞虚泛。

注重时效性,精准把握会议通知印发时间

时效性是会议通知的天然属性。具体工作中,会议通知印发时间不宜过早亦不宜过晚。根据会议实际情况而定,一般在开会前2至3天发出为妥。过早印发,如果会议时间、地点等变更,就需要手忙脚乱地印发补充通知,增加了会议主办单位的工作量,也不利于与会人员统筹安排自己的活动。过晚印发,给参会单位搞“突然袭击”,同样不利于其作出合理安排;同时,由于参会单位报名回执反馈得晚,会导致主办单位会务准备时间紧张。

实践中,对于一些大型会议,可以采用预通知的方式,先明确大概时间、地点,让与会人员有个大致预期,也让会议主办单位有个大致判断,双方提前做好准备,避免“打乱仗”。待确定具体时间、地点等信息后,再发出正式通知。

 

转自:安徽省委办公厅法规室)


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